Erstellt: Freitag, 23. März 2012

 

Wichtige Gründe zur Nutzung eines E-Mail-Archives liegen in den gesetzlichen Bestimmungen, in der Compliance-Organisation und in den Anforderungen an geschäftliche sowie technische Abläufe.

 

 

Die Pflicht zur Archivierung von E-Mails als Dokumente besteht schon seit vielen Jahren. Hier schafft eine rechtskonforme E-Mail-Archivierungslösung genügend Abhilfe. Doch in anderen Fällen kann sie auch  weitreichende Vorteile in den Geschäftsprozessen bringen. Hier besteht insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) noch viel Informations- und Aufklärungsbedarf. Denn eine solche Lösung schützt nicht nur vor den rechtlichen Folgen der E-Mail-Kommunikation, sondern sie schafft gerade dort die notwendige Ordnung und verwaltet das darin vorhandene Wissen eines Unternehmens.

 

 

Gesetzliche Vorgaben

 

Diegesetzlichen Vorgaben für eine dauerhafte Aufbewahrung digitaler geschäftlicher Unterlagen beziehungsweise  Dokumente ergeben sich aus

 

dem Handelsgesetzbuch (§§ 257, 238 HGB),

der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO),

den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ (GOB),

den „Grundsätzen ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme“ (GOBS) und den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU).

 

Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, die sich aus Aktien- und GmbH-Gesetz ergeben (§§ 91, 93,  AktG; 43 GmbHG), wird mit dem Begriff „Compliance“ abgedeckt. Sinn und Zweck dieser Regelungen ist es, den Fortbestand von Unternehmen zu sichern. Gleichzeitig sprechen sie persönliche Haftungen an.  

 

Integration von E-Mail-Archivierung in Geschäftsprozesse

 

Dadurch, dass auf der einen Seite Bestimmungen des Datenschutzes zu beachten sind, auf der anderen Seite die Verfügbarkeit von E-Mails zu regeln ist, wird die Archivierung von E-Mails immer tiefer in die IT-Sicherheit integriert. So muss beispielsweise jederzeit zweifelsfrei nachgewiesen werden können, welcher Kommunikationsvorgang wann und wie stattgefunden hat. Diese Daten müssen zu jedem Zeitpunkt von jedem berechtigten Nutzer aufgerufen werden können. Gegebenenfalls sind sie gerichtverwertbar, und sie sind Basis des verfügbaren Geschäftswissens.

 

Heute werden die weitaus meisten Geschäftsvorfälle von E-Mail-Kommunikation begleitet. So versteht es sich von selbst, dass E-Mails auch in die Kundenakten gehören. Soll demnach eine Archivierung sinnvoll sein, muss sie sich in die Geschäftsprozesse einbinden lassen. Gleiches gilt für die technische Umgebung. Wird die E-Mail-Archivierung an andere Systeme gebunden, werden Abhängigkeiten geschaffen, die sich spätestens beim Austausch dieser Systeme kontraproduktiv bemerkbar machen.

 

Hohe Investition?

 

Der längst gängige Austausch von Informationen zwischen Unternehmen, Kunden oder Lieferanten per E-Mail hat auch bei Betrieben überschaubarer Größenordnung an den Arbeitsplätzen vieler Anwender zu einer wahren E-Mail-Flut geführt. Diese ungeheure Fülle elektronischer Dokumente lässt sich nicht ohne Weiteres so organisieren und archivieren, dass das einzelne Dokument auch juristisch belastbar erhalten bleibt. Die rechtlich einwandfreie und compliante Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten beispielsweise für Revision und Steuerbehörden oder für den Streitfall wird dabei immer noch auf die "leichte Schulter" genommen. Vor allem, weil die Unternehmen  hohe Investitionskosten und einen großen Zeitaufwand für die Installation dieser Technologie fürchten. Das muss nicht sein.

 

Mit iMARC® bieten die Software-Entwickler der rent a brain GmbH eine E-Mail-Archivierungslösung aus der Praxis für die Praxis.

 

iMARC® ist derzeit die einzige verfügbare "Unified E-Mail-Archiving" Lösung, in der jede Compliance-Regel für jede Groupware und jede Systemumgebung zentral gesichert und geprüft wird. Sie ist zudem mandantenfähig und bietet damit viele Ansätze erfolgreicher Colaboration.

 

Mit iMARC® können der gesamte E-Mail-Verkehr und alle digitalen Dokumente dokumentenecht,  lückenlos,  gesetzeskonform und effizient archiviert und dokumentiert werden.

 

Der Preis und die Offenheit der Lösung, sowie die genial einfache Installation kommen allen entgegen - kleinen, mittleren und großen Unternehmen. iMARC® kann als Lizenz, als Appliance oder als SaaS lizenziert genutzt werden.

 
 

 

 

 

 

 


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